Jak wiadomości email wpływają na Twoją koncentrację uwagi i produktywność? Co możesz z tym zrobić?

Powszechnie wiadomo, że komunikacja międzyludzka jest bardzo ważnym procesem. Umożliwia wymianę myśli, doprecyzowywanie znaczeń i rozwiązywanie różnorodnych problemów. Komunikacja w środowisku pracowniczym to proces, który tak naprawdę – nigdy się nie kończy. Co więcej – współczesną komunikację trudno wyobrazić sobie bez technologii tj. telefon czy Internet, a w szczególności wiadomości email.

Okazuje się jednak, że komunikacja komunikacji nierówna, a tacy badacze jak Frazee (1996), uważają że technologia wręcz pogłębia nasze braki w umiejętnościach komunikacyjnych. Frazee twierdzi, że nieustanny napływ „mniej niż użytecznych” wiadomości email zakłóca przepływ pracy i okrada pracowników z cennego czasu. Natz i Drexel (1995) dodają, że większość z nas nie uczy się, jak skutecznie komunikować się elektronicznie.

Korzystanie z poczty elektronicznej rośnie w tempie lawinowym. Badanie przeprowadzone przez EdWel & Company, firmę konsultingową i szkoleniową z siedzibą w Chicago, wykazało, że niektóre osoby otrzymują 80–100 wiadomości e-mail dziennie (Frazee, 1996). Przeciętni użytkownicy poczty e-mail otrzymują około 15 wiadomości dziennie i spędzają prawie 50 minut na czytaniu tych wiadomości (Frazee, 1996). Lynne Markus stwierdziła w swojej ankiecie, że 22% respondentów zgłosiło wysyłanie od 0 do 5 wiadomości dziennie, 53% zgłosiło wysyłanie od 6 do 30 wiadomości e-mail dziennie; 25% zgłosiło wysyłanie ponad 21 wiadomości dziennie! (Markus, 1994).

A jak jest u Ciebie? Ile Ty wiadomości email wysyłasz i czytasz codziennie?

Wydaje się, że każdy z nas może odczytać nową wiadomość email w dogodnym dla siebie momencie, a więc nie natychmiast po jej nadejściu, prawda?

Badacze postanowili jednak sprawdzić, czy faktycznie tak jest i jakie są rzeczywiste korzyści i koszty związane z komunikacją email.  W firmie Danwood Group, zatrudniającej około 500 pracowników w Wielkiej Brytanii przeprowadzono badanie dotyczące zachowania pracowników związanych z pocztą elektroniczną pod kątem produktywności i koncentracji uwagi. W badaniu wzięło udział 15 pracowników na różnym poziomie hierarchii firmy. W tym celu monitorowano pulpit pracowników przez 28 dni roboczych za pomocą systemu WinVNC, który umożliwiał podgląd środowiska „pulpitu” zdalnego komputera. Pracownicy nie byli informowani o tym, że ich zachowanie jest monitorowane.

Dane, które uzyskano to:

1. Częstotliwość sprawdzania przez oprogramowanie poczty email pod kątem wiadomości przychodzących
2. Charakter powiadamiania użytkowników o przychodzącej poczcie
3. Charakter wiadomości email
4. Czas spędzony na czytaniu emalii
5. Czas powrotu do przerwanej aktywności (zadania). Czas powrotu do pracy obliczono, rejestrując czas potrzebny pracownikowi na powrót do pracy przy takim samym tempie pracy, w jakim go opuścił. Proces polegający na zebraniu myśli przez pracownika i powróceniu do toku myślenia sprzed przerwania można było zauważyć, gdy użytkownik przestawał poruszać myszą po ekranie i „przechodzić” przez inne okna programów.

Spośród monitorowanych pracowników 70% korzystało z Microsoft Outlook2000, a 30% z Microsoft Outlook97. Po nadejściu nowej wiadomości e-mail u wszystkich pracowników w zasobniku systemowym pojawiała się nowa ikona „Odebrano wiadomość e-mail”, a 57% pracowników miało również nowe wyskakujące okno dialogowe „Dostarczono wiadomość e-mail”. Większość monitorowanych pracowników co 5 minut sprawdzała w oprogramowaniu poczty elektronicznej przychodzące wiadomości. Zostało to ustawione domyślnie podczas pierwszej instalacji oprogramowania.

Pracownikom zajęło średnio 1 min 44 s, aby zareagować na nowe powiadomienie e-mail poprzez otwarcie aplikacji email. Większość e-maili, 70%, została odczytana w ciągu 6 sekund od przybycia. Sześć sekund to mniej niż trzy dzwonki telefonu, a ponieważ większość pracowników włączała takie przerwy co 5 minut, całkowity czas reakcji na wiadomość e-mail był niemal tak natychmiastowy jak odpowiedź telefoniczna. Stwierdzono, że czas potrzebny pracownikom na powrót do pracy po przerwaniu wiadomości e-mail i powrót do pracy przy takim samym tempie pracy, w jakim ją opuścili, wyniósł średnio 64 sekundy. Badanie to zweryfikowało więc pogląd zgodnie z którym pracownicy mieliby czytać wiadomości email w dogodnym dla siebie momencie. Badanie wykazało, że 70% obsługiwanych wiadomości e-mail zostało wyświetlonych w ciągu 6 s, czyli szybciej niż trzykrotne zadzwonienie telefonu. Tylko niewielka mniejszość pracowników zostawiłaby wiadomość email, dopóki nie doszli do punktu, w którym wygodnie było przerwać pracę i zająć się wiadomością e-mail.

Można przypuszczać, że pracownik który zobaczy nową wiadomość, ale nie przeczyta jej od razu, będzie się zastanawiać „co w niej może być” i ta myśl będzie w pewnym stopniu rozpraszająca. Wyniki analizy wiadomości e-mail pokazują, że średnio na każdą wiadomość e-mail przypada około 60 s, nie licząc czasu na powrót do wcześniej wykonywanego zadania.

Co więcej, monitoring pracowników Danwood pokazał, że szczyt aktywności e-mailowej miał miejsce w czterech punktach w ciągu dnia: na początku dnia, tuż przed obiadem, tuż po obiedzie i na koniec dnia. Gdyby można było przekonać pracowników, aby ograniczyli korzystanie z poczty e-mail do tych czterech okresów, ręcznie sprawdzając przychodzącą pocztę e-mail, usuwając automatyczne sprawdzanie, to prawdopodobnie skróciłoby to całkowicie czas odzyskiwania po przerwaniu.

Zatem badanie pracowników Danwood Group wykazało, że wiadomości email mają efekt destrukcyjny, przerywając pracę użytkownikowi w stopniu większym, niż się to powszechnie zakłada.

Solingen zdefiniował przerywanie, jako „wszelkie rozproszenie uwagi, które powoduje, że programista przerywa zaplanowaną aktywność, aby odpowiedzieć inicjatorowi przerwania”. Zdefiniował on 3 rodzaje przerwań: wizyty osobiste, rozmowy telefoniczne i emaile. W tym, artykule skupiłam się na wiadomościach email.

Tak więc wiesz już teraz, że korzystanie z korzystanie z emalii nie jest takim dobrodziejstwem, jakim wydaje się być.

Co możesz zatem zrobić, aby zminimalizować wpływ wiadomości email na Twoją koncentrację uwagi (i na Twoją produktywność)?

Wykonaj poniższe kroki:

• Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach w telefonie i na pulpicie. Jeżeli do tej pory używałeś alertów dźwiękowych dla wiadomości email – wyłącz je. Niech nadejście nowej wiadomości stanie się mniej inwazyjne dla Twojej koncentracji.
• Skonfiguruj aplikację poczty e-mail tak, aby sprawdzała pocztę nie częściej, niż co 45 minut. Najlepiej byłoby, abyś sprawdzała emaile tylko 3 razy w ciągu dnia – rano przy rozpoczęciu pracy, w południe i pod koniec pracy.
• Skonfiguruj aplikację e-mail, aby wyświetlała w skrzynce odbiorczej nadawcę, temat i trzy wiersze wiadomości e-mail, abyś mógł szybko określić, czy wiadomość e-mail wymaga Twojej natychmiastowej uwagi. Dzięki temu łatwiej usuniesz nieistotne wiadomości i ustalisz priorytety w obsłudze każdego z nich.
• Poproś swoich znajomych / współpracowników aby starali się zwięźle ująć problem z którym do Ciebie piszą. Ty sam staraj się wysyłać do innych jednozdaniowe wiadomości.
• ’Poproś znajomych lub pracowników, aby wysyłali Ci tylko takie wiadomości, które faktycznie Ciebie dotyczą. Zrezygnujcie z opcji – odpowiedz wszystkim. Kiedy pracowałam na uczelni codziennie otrzymywałam wiele wiadomości, które tak naprawdę mnie nie dotyczyły – zarządzenia wewnętrzne, pisma okólne, rozporządzenia itd.
• Jeżeli musisz wysyłać cykliczne odpowiedzi na email o podobnej treści -> skorzystaj z szablonów wiadomości. Dzięki temu nie będziesz musiał tracić czasu na ich pisanie, ale zładujesz je jednym kliknięciem.

Mam nadzieję, że powyższe wskazówki dotyczące efektywniejszej obsługi wiadomości email, będą dla Ciebie pomocne.

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się, jak zwiększyć swoją koncentrację uwagi – odbierz bezpłatny ebook. Przedstawiam w nim 3 sposoby, które pomogą Ci łatwiej skupić się na Twoich wartościach i celach.

Zrób już dziś pierwszy krok w kierunku lepszej koncentracji uwagi.